Beschäftigte*r im Büro des*des Präsident*in (m/w/d) Kennziffer 682/24

Aufgaben – Einleitung

An der UdK Berlin ist in der Zentralen Universitätsverwaltung folgende Stelle zu besetzen:

BESCHÄFTIGTE*R IM BÜRO DER*DES VIZEPRÄSIDENT*INNEN UND DER*DES PRÄSIDENT*IN (m/w/d)

– Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen –

unbefristete Vollzeitbeschäftigung, Teilzeit ggf. möglich

Besetzbar: nächstmöglicher Zeitpunkt Kennziffer: 682/24

• Übernahme aller Sekretariatsaufgaben im Büro des*der Vizepräsident*innen und anteilig im Rahmen einer Vertretungsregelung im Büro des*der Präsident*in, darunter:
• - allgemeine Sekretariatsaufgaben vor allem Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen)
• - Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (auch digital) inkl. vertraulicher Korrespondenz (teils in englischer Sprache)
• - Entgegennahme und (Weiter-)Vermittlung von Telefonaten (teils in englischer Sprache)
• - Vorbereitung (inklusive Bewirtung), Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• - Schriftgutverwaltung, inkl. Führen der Wiedervorlage und Ablage von Unterlagen
• - Informationsbeschaffung, Recherche und Aufbereitung von Themen, vor allem mit Blick auf die Ressortzuständigkeit des*der Vizepräsident*innen
• - Dienstreiseorganisation inkl. Abrechnung und Buchung
• - Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und Büroausstattung
• - enge Zusammenarbeit mit dem Büro des*der Kanzler*in; bedarfsweise Vertretungsübernahme in Abwesenheit des Sekretariats des*der Kanzler*in

Was Sie mitbringen

• - abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I, gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• - gute allgemeine Verwaltungs- und Universitätsverwaltungskenntnisse bzw. die Bereitschaft, sich umfassend einzuarbeiten
• - Kenntnisse der BerlHG und vergaberechtlicher Bestimmungen sowie der Hochschulstruktur und Zuständigkeitsregelungen sind wünschenswert
• - nachgewiesene Kompetenz in effizienter und flexibler Büroorganisation und Informationsbearbeitung
• - souveränes, professionelles sowie ein sicheres und gewinnendes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gästen
• - engagierte und leistungsbereite Persönlichkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität
• - routinierter Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten
• - sehr gute Deutsch-, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• - gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
• - Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Teamkompetenz
• - Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, besonderes Maß an Loyalität, Diskretion

Was wir Ihnen bieten

- interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem universitären und künstlerischen Umfeld mit Zugang zu vielfältigen künstlerischen Veranstaltungen aller Disziplinen

- Möglichkeit der fachlichen Fort- und Weiterbildung

- zusätzliche Altersversorgung

- flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten

- Betriebliches Gesundheitsmanagement

- gute Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir ein vergünstigtes Jobticket des VBB zur Verfügung stellen

- Staff Exchange, ein EU-Mobilitätsprogramm für berufliche Bildung

Weitere Informationen

Ihre schriftliche Bewerbung richten Sie bitte mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kenn-ziffer bis zum 23. Mai 2024 auf dem Postweg an die Universität der Künste Berlin – ZSD 1 –, Postfach 12 05 44, 10595 Berlin.

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung zusätzlich in digitaler Form (in einem PDF-Dokument zusammengefasst, max. 10 MB) an Herrn Dr. Jöran Balks, p-r1@intra.udk-berlin.de. Mit der Abgabe einer Bewerbung geben Sie Ihr Einver-ständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Sabine Hanel, p1@intra.udk-berlin.de, gern zur Verfügung.

Die Bewerbungsunterlagen können aus Kostengründen nur mit beigefügtem und ausreichend frankiertem Rückum-schlag zurückgesandt werden.

Weitere Informationen unter www.udk-berlin.de/universitaet/stellenausschreibungen/