Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) für die zentrale Büroorganisation

Sekretariatsaufgaben

Management der Ein- und Ausgangspost, auch zwischen den beiden Bürostandorten der Gesellschaft

Pflege der zentralen E-Mail-Adresse der Gesellschaft

Pflege der Adressdatenbank

Management des Zugangs Dritter in die Büroräume der Gesellschaft (Lieferant*innen, Gäste, Bewerber*innen, etc.)

Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen (Einlass, Catering, Anforderung der technischen Ausstattung)

Organisatorische Steuerung der Gremienarbeit und Versand von Unterlagen

Führen des Terminkalenders der Kaufmännischen Geschäftsführerin und Steuerung des Unterschriftenlaufs

Verwaltungstätigkeiten

Buchung und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz

Zuständigkeit für die tägliche Erfassung der An- und Abwesenheiten

Betreuung der Übersicht »mobiles Arbeiten«

Bewerbungsmanagement: Betreuung des Bewerbungspostfaches, Terminkoordination, Absagemanagement

Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial

Laufende Dokumentation, Verwaltung von Unterlagen, Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Kauffrau/-mann für Büroorganisation oder eine fachlich vergleichbare Berufsausbildung

Gründliche und vielseitige Kenntnisse im Bereich Büroorganisation

Professioneller Umgang mit Standard-Software

Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Gutes Planungs- und Organisationsvermögen

Zuverlässigkeit sowie sicheres und serviceorientiertes Auftreten

Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil

Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage »Wie wollen wir leben?« ist das »Haus der Zukünfte« ein lebendiger Ort des Dialogs. Bislang konnten über 2 Mio Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.

Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung), deutsche Wissenschaftsorganisationen, führende Unternehmen sowie Stiftungen sind.

Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit eine*n:

Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

für die zentrale Büroorganisation

Gesucht wird ein Organisationstalent, das mit Herz und Verstand als zentrale*r Ansprechpartner*in die übergeordneten Verwaltungsabläufe der Gesellschaft steuert. Die Aufgaben müssen vor Ort in den Räumlichkeiten der Gesellschaft erbracht werden und sind nicht geeignet für mobiles Arbeiten.

Zu den Aufgaben zählen insbesondere:

Sekretariatsaufgaben

Management der Ein- und Ausgangspost, auch zwischen den beiden Bürostandorten der Gesellschaft

Pflege der zentralen E-Mail-Adresse der Gesellschaft

Pflege der Adressdatenbank

Management des Zugangs Dritter in die Büroräume der Gesellschaft (Lieferant*innen, Gäste, Bewerber*innen, etc.)

Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen (Einlass, Catering, Anforderung der technischen Ausstattung)

Organisatorische Steuerung der Gremienarbeit und Versand von Unterlagen

Führen des Terminkalenders der Kaufmännischen Geschäftsführerin und Steuerung des Unterschriftenlaufs

Verwaltungstätigkeiten

Buchung und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz

Zuständigkeit für die tägliche Erfassung der An- und Abwesenheiten

Betreuung der Übersicht »mobiles Arbeiten«

Bewerbungsmanagement: Betreuung des Bewerbungspostfaches, Terminkoordination, Absagemanagement

Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial

Laufende Dokumentation, Verwaltung von Unterlagen

Gesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Kauffrau/-mann für Büroorganisation oder eine fachlich vergleichbare Berufsausbildung

Gründliche und vielseitige Kenntnisse im Bereich Büroorganisation

Professioneller Umgang mit Standard-Software

Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Gutes Planungs- und Organisationsvermögen

Zuverlässigkeit sowie sicheres und serviceorientiertes Auftreten

Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil

Was wir bieten:

Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung mitten im Herzen Berlins

Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team

Familienfreundliche Arbeitszeiten

Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung

Vergütung auf der Grundlage der Entgeltverordnung des TVöD Bund

Jahressonderzahlung

30 Tage Jahresurlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfreie Tage

Betriebliche Altersvorsorge VBL

Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

Die Vergütung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis EG 5 TVöD zzgl. der im Bereich des öffentlichen Dienstes üblichen Leistungen. Link zum Entgeltrechner: oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund/

Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Der Bewerbung sind aussagekräftige Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Beurteilungen/Zeugnisse, Ehrenämter oder sonstige Beschäftigungen/Tätigkeiten) beizufügen.

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 28.04.2024, zusammengefasst in einem Dokument, ausschließlich per E-Mail an:

Futurium gGmbH

Bettina Scharf

Alexanderufer 2

10117 Berlin

E-Mail: bewerbungen@futurium.de

Bezeichnen Sie bitte Ihre Bewerbung im Betreff wie folgt: »Nachname_Bewerbung_Ver_MA«.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.