Bewerbungsunterlagen: Der erste Eindruck zählt

Eine sorgfältig ausgearbeitete Bewerbungsmappe macht Arbeit und braucht Zeit. Um diese zusammenzustellen, planen Sie besser einen kompletten Tag ein als nur wenige Stunden.

Jobanzeige gefunden? Dann achten Sie auf die gewünschte Bewerbungsform in der Stellenausschreibung (per Post, E-Mail, E-Formular oder Sonstiges) sowie die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen. Sollte nichts Gegenteiliges in der Jobanzeige erwähnt sein, gehören zu einer vollständigen Bewerbung folgende Unterlagen:

• Anschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse
• Ausbildungsnachweise

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine festgeschriebene Norm für Bewerbungsunterlagen. In der Gestaltung und Struktur sind Sie frei. Jedoch hat sich manches bewährt und wird als angenehm empfunden. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt. Lesen Sie selbst!

Die Jobanzeige richtig lesen & das Unternehmen einschätzen

Um eine überzeugende Bewerbung zu verfassen, müssen Sie den Job in erster Linie wirklich wollen. Prüfen Sie, ob sich die fachlichen Anforderungen mit Ihren Erfahrungen und Kompetenzen decken. Bewerben Sie sich aber auch, wenn Sie etwas noch nicht vorweisen können. Betonen Sie in diesem Fall im Anschreiben Ihre Bereitschaft bzw. Ihre konkreten Pläne, sich fortzubilden. Wenn ein/e Personaler/in Ihren Willen bzw. Ihre Bereitschaft zur Fortbildung klar erkennen kann, sind fehlende Kompetenzen meist kein Kriterium für eine Absage.

UNSER TIPP

Bieten Sie dem/der Arbeitgeber/in an, sich nach Fortbildungsangeboten und Förderungen zu erkundigen. Alternativ unterstützen wir Ihren Chef in spe dabei, aktuelle Fördermöglichkeiten in Berlin zu finden. Sprechen Sie uns unter talent@berlin-partner.de an!

Mindestens genauso wichtig sind Ihre persönlichen Anforderungen an einen Job. Nehmen Sie die Stellenausschreibung und das dazugehörige Unternehmen unter die Lupe und prüfen Sie, was Ihr/e potenzielle/r Arbeitgeber/in Ihnen bieten kann! Ist von „flachen Hierarchien“ die Rede oder gibt es klar geregelte betriebliche Strukturen? Sind Work-Life-Balance, Familienfreundlichkeit, Diversität, Nachhaltigkeit, Homeoffice und Weiterbildung ein Thema? 

Machen Sie sich im Vorfeld ein Bild davon, wie diese Werte im jeweiligen Unternehmen gelebt werden! Meist finden Sie Informationen dazu auf den betriebseigenen Websites der Unternehmen. Grundsätzlich gilt: Seien Sie kreativ, um sich ein Bild vom Unternehmen zu machen!

Gehen Sie beispielsweise auf Veranstaltungen des Unternehmens oder schauen Sie vorab auf diversen Websites für Unternehmensbewertungen. Oft geben die Unternehmen auch in Social Media, speziell in Businessnetzwerken wie LinkedIn und Xing, gute Einblicke in den eigenen Arbeitsalltag. Machen Sie sich vorab ein klares Bild und bewerben Sie sich nur, wenn der Job zu Ihnen und Sie zum Job passen.

Die Bewerbung gestalten

Wählen Sie eine normal lesbare Schrift, maximal zwei Schriftgrößen und nur eine Schriftfarbe. Wollen Sie etwas hervorheben, entscheiden Sie sich für eine fette oder unterstrichene Schrift. Beides ist zu viel. Achten Sie in Ihrem Dokument auf ausreichend Rand oben, unten, links und rechts – 2,5 cm sind hier üblich.

Ist nichts anderes gefordert, fügen Sie alle Teile der Bewerbung zu einem PDF-Dokument zusammen und beschriften Sie die Datei. Der Dateiname sollte aus Ihrem Namen, dem Kürzel der Stellenbezeichnung und, wenn vorhanden, aus der Jobnummer bestehen. Die Datei sollte eine Datenmenge von 5 MB nicht überschreiten. In Ausnahmefällen sind 10 MB erlaubt, selten mehr.

Denken Sie daran, dass Ihre Unterlagen im Unternehmen ausgedruckt und herumgereicht werden. Nummerieren Sie deshalb Ihr Dokument mit Seitenzahlen. Wer mag, kann neben den Seitenzahlen auch seinen Namen klein notieren. All das ist kein Muss oder eine Norm, doch es erleichtert den Personalern die Arbeit.

UNSER TIPP

Lassen Sie Ihre Bewerbung in jedem Fall von jemandem gegenlesen, der sich traut, Ihnen zu sagen, wenn er oder sie etwas nicht versteht oder nicht gut findet. Alle Fehler, die gefunden werden, finden die Personaler nicht mehr.

Deckblatt und Foto

Ein Deckblatt ist eine Sache des Geschmacks, des Feingefühls und Ihrer Persönlichkeit. Überprüfen Sie, welchen Mehrwert und Nutzen solch eine Seite für das gewählte Unternehmen haben könnte. Im schlimmsten Fall ist es nur eine Seite mehr, die ein/e Personaler/in lesen muss. Einige Personaler*innen finden, dass zwei Seiten Lebenslauf genug sind. Entscheiden Sie individuell je nach Bewerbung!

Wenn Sie sich dafür entscheiden, setzen Sie mit dem Deckblatt eine persönliche Note und heben Ihr Profil mit Ihren Kontaktdaten und den für die Stelle entscheidenden Kompetenzen hervor. Fragen Sie sich, womit Sie die Personaler binnen weniger Sekunden überzeugen können.

Ob auf dem Deckblatt oder Lebenslauf – ein Foto ist nicht verpflichtend, wird in Bewerbungen aber positiv bewertet. Entscheiden Sie selbst, ob Sie ein Foto einfügen möchten.

UNSER TIPP

Genauso verhält es sich übrigens auch mit dem Alter, der Herkunft, der Angabe zu Kindern und dem Familienstand. Sie entscheiden, was in die Bewerbung kommt.

Das Anschreiben für Ihre Bewerbung

Ein Anschreiben sollte nicht länger als eine A4 Seite und in maximal drei bis vier Absätze unterteilt sein. In der Betreffzeile notieren Sie bitte den Stellentitel und die Ausschreibungsnummer, wenn vorhanden. In manchen Unternehmen werden Anschreiben sehr sorgfältig gelesen, in anderen nicht. Sie haben eine 50/50 Chance. Nutzen Sie diese.

Der Einstieg: kurz und bündig

Wählen Sie einen kurzen und direkten Einstieg in Ihr Anschreiben. Was suchen Sie und warum? Oder in welcher Situation befinden Sie sich momentan? Zum Beispiel: „Im Juli beende ich mein Studium. Deshalb suche ich ab August einen Berufseinstieg als ...“.

Nehmen Sie weiterhin Bezug zur ausgeschriebenen Stelle, indem Sie eine erste Verbindung zu Ihren Erfahrungen herstellen. Wiederholen Sie nicht, was Sie schon in der Betreffzeile geschrieben haben, nämlich für welche Position Sie sich bewerben.

UNSER TIPP

Vermeiden Sie generell das ausformulierte Wiederholen Ihres tabellarischen Lebenslaufes! Sämtliche Berufsabschnitte sind in diesem bereits klar erkennbar.

Der Hauptteil: Verknüpfungen herstellen

Nutzen Sie den zweiten Absatz des Anschreibens, um eine besondere Erfahrung, ein Projekt oder ein Detail zu beschreiben, das in der Vita keine große Erwähnung findet, aber einen Bezug zur Stelle, dem Unternehmen, den Produkten hat oder als Nachweis dient, dass Sie die gewünschten Fachkenntnisse haben.

Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie „Ich bin teamfähig, belastbar und motiviert“. Beschreiben Sie lieber genau, was Sie gemacht haben, woran Sie interessiert sind oder was Sie herausfordernd finden.

UNSER TIPP

Nutzen Sie Formulierungen aus der Stellenausschreibung, die Sie geschickt einbauen. Heben Sie dabei wichtige Schlagworte hervor. Beim Querlesen kann so eine Übereinstimmung mit dem gesuchten Profil erlesen werden.

Der Abschluss: Nichts vergessen

Der letzte Absatz gehört den Zahlen, Daten, Fakten – je nachdem, welche Informationen gewünscht sind. Wann können Sie anfangen? Wie hoch sind Ihre Gehaltsvorstellungen? 

UNSER TIPP

Geben Sie eine Gehaltsspanne mit maximal 5.000 Euro Spielraum an. Recherchieren Sie im Internet die aktuellen Tarifverträge der Branche als Orientierung.

Seien Sie bei der Verabschiedung nicht übertrieben höflich oder zu leger. Vielleicht fällt Ihnen ja noch etwas anderes ein als „So hoffe ich Ihr Interesse geweckt zu haben und freue mich über eine Einladung zum Gespräch“. Die Personaler freut es, wenn sie mal etwas anderes lesen. Außerdem: Vergessen Sie nicht zu unterschreiben beziehungsweise die gescannte Unterschrift einzufügen.

Die Abgabe eines tabellarischen Lebenslaufes ist allgemein üblich. Listen Sie in Ihrem Lebenslauf Folgendes auf:

• Beruflicher Werdegang
• Aus- und Weiterbildungen 
• Fähigkeiten und Expertise
• Kontaktdaten

Beginnen Sie bei den ersten beiden Punkten immer mit der aktuellsten Station. 

UNSER TIPP

Ist ein Auslandsaufenthalt in Ihrem Werdegang enthalten, benennen Sie das Land einfach unter der Jahreszahl. So vermitteln Sie ganz nebenbei, dass Sie Auslandserfahrung haben und müssen diesen Fakt nicht extra erwähnen.

Schreiben Sie, wo Sie gearbeitet haben, also den Namen des Unternehmens, und was Ihre Funktion war beziehungsweise den Jobtitel. Beschreiben Sie in drei bis maximal fünf Anstrichen, was genau Sie dort gemacht haben beziehungsweise für was Sie verantwortlich waren. 

Auch hier gilt: Konzentrieren Sie sich auf die gewünschte Stelle und die für das Unternehmen relevanten und wichtigsten Punkte. Nutzen Sie Verben, die beschreiben, dass Sie beispielsweise einen ganzen Prozess von A bis Z verantwortet haben. Hier ein Beispiel: recherchieren, analysieren, auswerten und aufbereiten von Daten für Kundenpräsentationen.

UNSER TIPP

Sie sind Berufseinsteiger:in? Dann sind Praktika ein wichtiger Nachweis. Sortieren Sie diese unter dem beruflichen Werdegang ein. Auch hier ist es wichtig, zu beschreiben, was genau Sie dort gemacht und gelernt haben.

Mut zur Lücke im Lebenslauf

Lückenlose Lebensläufe sind ein heiß diskutiertes Thema. Wichtig ist, dass Sie Ihre Lücken erklären können. Die Pflege von Angehörigen, ein Sabbatjahr und eine längere berufliche Orientierungsphase sind beispielsweise erklärbare Gründe für eine Lücke. Einzelheiten und Beweggründe dafür können die Personaler im Gespräch erfragen. Seien Sie aufrichtig! Im Zweifel lassen Sie die Lücken stehen. Firmenübernahmen, Umstrukturierungen und Personalabbau können jeden treffen. Gehen Sie offensiv damit um! Brüche in einem Lebenslauf dürfen heutzutage kein Grund mehr für eine Ablehnung sein.

Sprachen, Computerkenntnisse, Hobbys

Sprachkenntnisse und Computerkenntnisse vervollständigen Ihre Vita. „Darf ich Hobbys nennen oder lieber nicht?“, werden wir oft gefragt. Die Antwort: Es gibt keine Verpflichtung. 

Erzählt das Hobby eine persönliche Facette, die einen indirekten oder ergänzenden Bezug zur gewünschten Tätigkeit hat, könnte die Information das i-Tüpfelchen Ihrer Bewerbung sein. Sind Sie beispielsweise Trainer/in in einem Verein oder betreiben Sie mehr oder weniger professionell einen Mannschaftssport transportiert dies interessante Belege für die oft geforderten Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Zielstrebigkeit. Lesen, wandern und schwimmen sind hingegen eher allgemeine und nicht ganz so aussagekräftige Hobbys.

UNSER TIPP

Fotografieren, moderieren, Bücher schreiben und Vorträge halten – alle Hobbys auf professionellem Niveau sind im Abschnitt „Weitere berufliche Tätigkeiten“ gut aufgehoben.

Um Sprachkenntnisse nach­zuweisen, reicht der wichtigste oder höchste Nachweis.

Veröffentlichungen und Projektreferenzen

Veröffentlichungen und Projektreferenzen sind eine zusätzliche Seite im Lebenslauf. Wissenschaftler:innen und Autor:innen führen eine Veröffentlichungsliste, Musiker:innen eine Werk- und CD Liste, Filmschaffende sammeln ihre Arbeit in einer Filmografie und die Kreativbranche führt Projektlisten. Hier kommt es darauf an, für welche Arbeit Sie sich bewerben.

Bewerben Sie sich beispielsweise als Grafiker:in für eine Agentur, wird Ihre Projektliste von einem Insider gelesen. Ihre Arbeitsproben werden dabei entscheidend sein. Für eine Bewerbung in einer Marketingabteilung eines Institutes, Verbandes oder eines Unternehmens reicht das oft nicht. Hier lesen keine Branchenkenner, sondern Personaler Ihre Unterlagen. Diese orientieren sich eher an Arbeitszeugnissen und Qualifikationsnachweisen.

Bei Veröffentlichungslisten von Wissenschaftler:innen ist es ebenso. Fragen Sie sich immer: Kann mein Adressat damit etwas anfangen? Ist dies entscheidend für den Job? Hier ist Feingefühl gefragt. Die Information „Eine vollständige Liste kann nachgereicht werden“ lässt alle Optionen offen.

Urkunden, Arbeitszeugnisse, Referenzen

Legen Sie die aktuellsten und wichtigsten Abschlusszeugnisse aus Studium und der Berufsausbildung sowie Weiterbildungsnachweise Ihren Bewerbungsunterlagen bei. Je frischer der Berufseinstieg, desto vollständiger sollten die Belege sein. Als Berufseinsteiger:in sollten Sie auch Praktikumsnachweise beilegen. Später können diese weggelassen werden. Dann zählen die Arbeitszeugnisse Ihrer bisherigen Arbeitgeber:innen. 

In Deutschland sind Arbeitszeugnisse sehr wichtig. Sie gelten quasi als Referenz. Als Arbeitnehmer:in haben Sie einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. In diesem sollten Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten beschrieben und Ihre Leistung eingeschätzt werden. 

Sie können darüber hinaus auch Personen auflisten, die bestimmte fachliche Qualifikationen bestätigen oder von gemeinsamen beruflichen Projekten berichten können. Diese sollten dann natürlich wissen, dass Sie eventuell angerufen werden könnten.

UNSER TIPP

Wenn Sie Personen als Referenzen nennen, dann schreiben Sie auch dazu, zu welchem Thema, welcher Fähigkeit oder welchem Projekt der oder diejenige etwas sagen kann.

Arbeitsproben

Arbeitsproben sind vor allem bei kreativen Berufen gefragt. Im Bereich IT kann schon mal ein kleiner Code eingereicht werden. Aber auch ein zum Thema passender von Ihnen veröffentlichter Fachartikel oder der Link zu einem Video, das Sie bei einem Fachvortrag zeigt, könnte hier geeignet sein.

Kurzbewerbungen und Kompetenzprofile

Sollten Sie aus Ihrem Netzwerk einen Tipp für eine freie Stelle bekommen und sogar einen Namen mit E-Mail-Adresse, an die Sie Unterlagen schicken können, dann gilt: Fassen Sie sich kurz! Erzählen Sie nicht gleich Ihren kompletten Lebenslauf in der ersten E-Mail.

UNSER TIPP

Überlegen Sie sich wenige knappe Sätze. Wichtig ist, wer Sie sind, was Ihr Beruf ist und was für eine Tätigkeit Sie in diesem Unternehmen suchen. Kommen Sie direkt auf Punkt und sagen Sie schnell, was Sie wollen (nämlich eine Bewerbung schicken) und fragen Sie, wer Ihr:e Ansprechpartner:in dafür ist. Dies gilt auch für ein Telefonat oder einen Chat. 

Kurze Kompetenzprofile, auch Kurzvita genannt, sind eine gute Idee für Initiativbewerbungen. Ein Kompetenzprofil besteht aus einem Blatt mit Name und Profilangaben. Ein Foto ist nicht erforderlich. Gestalten Sie einen Überblick Ihres bisherigen Lebenslaufes! So bieten Sie dem Unternehmen relevante Fach- und Führungskompetenzen in einer Kurzübersicht.

Führungszeugnis

Ein Führungszeugnis ist eine auf Spezialpapier gedruckte Urkunde, die unter Aufführung der vollständigen Personalien Auskunft darüber gibt, ob eine Person vorbestraft oder nicht vorbestraft ist. Das Dokument kostet 13 Euro und ist beim Bürgeramt Ihres Wohnbezirkes zu beantragen. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel ein bis zwei Wochen. Am besten erkundigen Sie sich vorab, ob Sie für Ihren Traumjob ein Führungszeugnis benötigen.